Ein URL-Shortener ist in einer Behörde an einem Vormittag eingerichtet. Ob er nach drei Jahren noch geordnet läuft, entscheidet eine interne Regelung: wer Kurzlinks anlegt, wie sie heißen, wann sie auslaufen und wer sie löschen darf. Dieser Beitrag gibt dafür ein Gerüst aus zehn Punkten vor, jeweils mit einem Mustertext als Vorschlag.
Was eine Verwaltung vom Dienst selbst verlangen sollte, steht auf unserer Seite QR-Codes und Kurzlinks für Behörden und Kommunen. Hier geht es um den Schritt danach, die Dienstanweisung für den laufenden Betrieb.
Zwei Seiten Regelung ersparen das Aufräumen nach drei Jahren
- Die Dienstanweisung braucht zehn Punkte und passt auf zwei Seiten. Hinzu kommt ein Register der Links.
- Den Kern bilden fünf Festlegungen: zentrale Stelle mit Hauptkonto, Namensregeln, Freigabe vor dem Druck, Laufzeit je Link, Löschen nur zentral.
- Die Mustertexte sind Vorschläge. Sie müssen an Ihr Haus angepasst und dort geprüft werden.
- Die Regelung funktioniert mit jedem Kurzlink-Dienst.
Warum ein URL-Shortener in der Verwaltung eine schriftliche Regelung braucht
Ein Kurzlink ist in Sekunden angelegt, und zwar von der Person, die ihn gerade braucht. Steht er danach auf einem Bescheid, einem Schild oder im Amtsblatt, ist er eine Zusage für Jahre. Zwischen diesen beiden Zeitmaßen entstehen die Schwierigkeiten: Links, deren Urheberin längst in einem anderen Amt arbeitet, Kurznamen wie „anmeldung2“, Ziele, die seit dem Umbau der Website ins Leere führen. Keine davon ist ein technischer Fehler.
Eine Dienstanweisung ersetzt weder die Prüfung des Dienstes durch den Datenschutzbeauftragten noch die Beschaffung. Sie regelt den Alltag danach. Wer sie erlässt und welche Stellen zu beteiligen sind ergibt sich aus der Geschäftsordnung Ihres Hauses.
Alle Mustertexte in diesem Beitrag sind Formulierungsvorschläge von uns als Anbieter eines Kurzlink-Dienstes und keine juristisch geprüften Texte. Passen Sie Platzhalter, Bezeichnungen und Fristen an und lassen Sie den Entwurf von den Stellen prüfen, die bei Ihnen für Organisation und Datenschutz zuständig sind. „Stadt Beispielstadt“ ist ein erfundener Name.
Die zehn Punkte der Dienstanweisung auf einen Blick
| Nr. | Punkt | Legt fest |
|---|---|---|
| 1 | Geltungsbereich | für welche Links die Regelung gilt |
| 2 | Zuständigkeit | welche Stelle das Hauptkonto führt |
| 3 | Berechtigte | wer anlegen und bearbeiten darf |
| 4 | Zulässige Ziele | wohin ein Kurzlink zeigen darf |
| 5 | Namensregeln | wie Kurznamen gebildet werden |
| 6 | Freigabe | wer vor dem Druck prüft |
| 7 | Laufzeiten | wie lange ein Link gilt |
| 8 | Ändern und Löschen | wer Ziele tauscht, wer löscht |
| 9 | Vertretung | was bei Urlaub und Personalwechsel gilt |
| 10 | Jährliche Durchsicht | wann der Bestand geprüft wird |
Geltungsbereich, Zuständigkeit, Berechtigte und zulässige Ziele
1. Geltungsbereich
Erfasst werden alle Kurzlinks und alle dynamischen QR-Codes, die Ihre Behörde veröffentlicht. Statische Codes enthalten ihr Ziel selbst und laufen über keinen Dienst. Laufzeit und Löschung entfallen dort, die Freigabe vor dem Druck gilt trotzdem. Der Satz zu privaten Konten verhindert einen zweiten, unbekannten Bestand.
„Diese Dienstanweisung gilt für alle Kurzlinks und dynamischen QR-Codes, die die Stadt Beispielstadt in Druckstücken, auf Schildern, in Pressemitteilungen und in sozialen Medien veröffentlicht. Dienstliche Kurzlinks werden ausschließlich über das zentrale Konto der Stadt angelegt. Konten einzelner Beschäftigter bei Kurzlink-Diensten werden dafür nicht verwendet.“
2. Zuständigkeit und Hauptkonto
Eine Stelle führt das Hauptkonto, häufig die Onlineredaktion oder die Pressestelle. Das Konto gehört auf eine Funktionsadresse und bekommt einen zweiten Anmeldefaktor, bei 7pxl eine Option im Konto. Eine neu eingetragene eigene Domain (ab Tarif Pro) schalten wir von Hand frei, erst danach lassen sich Links darunter anlegen. Planen Sie dafür Vorlauf vor dem ersten Drucktermin ein.
„Fachlich zuständig ist [Organisationseinheit]. Sie führt das Hauptkonto unter der Funktionsadresse [Adresse], verwaltet Tarif, Domains und Mitglieder und ist Ansprechstelle für alle Fragen zu Kurzlinks. Das Hauptkonto ist mit einem zweiten Anmeldefaktor geschützt.“
3. Berechtigte und ihre Rechte
Wer mitarbeitet, bekommt einen eigenen Zugang. Bei 7pxl läuft das über Teams (ab Tarif Starter): Das Hauptkonto lädt per E-Mail ein, das Mitglied braucht nur ein kostenloses Konto. Erstellen, Bearbeiten und Löschen vergeben Sie einzeln, getrennt nach Kurzlinks, QR-Codes, Barcodes, Projekten und Domains.
Eine Grenze müssen Sie kennen. Die Rechte gelten je Mitglied und je Art der Ressource, nicht je einzelnem Link. Wer Kurzlinks bearbeiten darf, kann technisch auch die eines anderen Amtes bearbeiten. Die Abgrenzung leistet deshalb die Dienstanweisung, unterstützt durch Projekte, die die Links eines Amtes bündeln.
„Kurzlinks anlegen und bearbeiten dürfen nur Beschäftigte, die [Organisationseinheit] auf Antrag der Amtsleitung als Mitglied eingeladen hat. Mitglieder registrieren sich mit ihrer dienstlichen E-Mail-Adresse und bearbeiten ausschließlich Links im Projekt ihres Amtes. Das Recht zu löschen bleibt bei [Organisationseinheit].“
4. Zulässige Ziele
Ein Kurzlink ist öffentlich. Wer die Adresse kennt oder errät, ruft sie auf. Ausgeschlossen gehören deshalb Dateifreigaben aus persönlichen Ablagen, interne Systeme und jede Adresse, in der ein Aktenzeichen oder ein Name als Parameter steht. Der Passwortschutz eines Kurzlinks (ab Starter) taugt als Hürde vor einer geschlossenen Veranstaltung. Für Akten ist er kein Zugriffsschutz.
„Kurzlinks verweisen nur auf öffentlich zugängliche Seiten der Stadt, auf von der Stadt eingesetzte Fachportale und auf Angebote anderer öffentlicher Stellen. Nicht zulässig sind Ziele mit personenbezogenen Angaben in der Adresse, interne Systeme und Dateifreigaben einzelner Beschäftigter. In Zweifelsfällen entscheidet [Organisationseinheit].“
Namensregeln für Kurznamen und Freigabe vor dem Druck
5. Namensregeln
Der Kurzname ist der Teil hinter dem Schrägstrich. Er wird abgetippt und am Bürgertelefon buchstabiert. Eigene Kurznamen gibt es bei 7pxl ab dem Tarif Starter, im kostenlosen Tarif vergibt das System eine Zufallsfolge.
| Regel | So ja | So nicht | Grund |
|---|---|---|---|
| Nur Kleinbuchstaben und Bindestrich | buergerbuero | Bürger_Büro | wird sonst falsch abgetippt |
| Aufgabe statt Organisation | hundesteuer | amt20-steuern | Ämternummern ändern sich |
| Wiederkehrendes ohne Jahr | ferienprogramm | ferienprogramm-2026 | das Ziel wechselt, der Name bleibt |
| Einmaliges mit Jahr | stadtjubilaeum-2027 | jubilaeum | der Name zeigt, dass der Link auslaufen darf |
| Keine verwechselbaren Zeichen | sporthalle-nord | halle1, hal0 | 1 und l, 0 und O sehen gleich aus |
| Keine Hilfsendungen | wohngeld | wohngeld-neu | das alte Ziel wurde nicht umgestellt |
| Reservierte Namen nur zentral | termin, kontakt, aktuell, wahl | Vergabe durch ein Fachamt | gelten für das ganze Haus |
„Kurznamen bestehen aus Kleinbuchstaben und Bindestrich. Sie benennen die Aufgabe und enthalten weder Ämternummern noch Personennamen. Eine Jahreszahl erhält nur, was einmalig stattfindet. Die Namen in Anlage 1 vergibt ausschließlich [Organisationseinheit]. Ein vergebener Kurzname wird nicht für ein anderes Thema wiederverwendet.“
6. Freigabe
Zwei Stufen halten den Aufwand klein. Links für Pressemitteilungen und soziale Medien legt das Mitglied in eigener Verantwortung an, denn ein Fehler ist dort in Minuten behoben. Alles, was gedruckt oder verschraubt wird, sieht vorher eine zweite Person.
- Der Kurzname folgt den Namensregeln und steht im Register.
- Das Ziel ist nach Punkt 4 zulässig und öffnet sich auf einem Smartphone ohne Anmeldung.
- Die Weiterleitung passt: 301 ist der Standard und wird vom Browser zwischengespeichert. Wechselt das Ziel später, steht der Link auf 302 oder 307.
- Der Link liegt im Projekt des zuständigen Amtes.
- Die Laufzeit ist festgelegt, bei Fristen sind Enddatum und Ersatzziel eingetragen.
- Der Probedruck in Originalgröße wurde mit zwei verschiedenen Geräten gescannt.
- Die Kurzadresse steht ausgeschrieben neben dem Code.
„Kurzlinks, die gedruckt oder auf Schildern angebracht werden, gibt vor der Druckfreigabe eine zweite Person aus [Organisationseinheit] frei. Sie prüft Kurzname, Ziel und Laufzeit, scannt den Probedruck und trägt den Link in das Register ein.“
Erst die Regeln, dann der Dienst
Teams mit Einzelrechten gibt es ab dem Tarif Starter, eigene Domains ab Pro. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung senden wir auf Anfrage vor einer Bestellung zu.
Laufzeiten, Löschen und Vertretung
7. Laufzeiten
Jeder Link bekommt bei der Anlage eine von drei Laufzeitklassen. Das beantwortet später die Frage, ob er noch gebraucht wird.
| Klasse | Beispiel | Einstellung im Dienst | Am Ende der Laufzeit |
|---|---|---|---|
| Dauerhaft | Terminvergabe im Bürgerbüro | keine Frist | endet nur, wenn die Aufgabe entfällt |
| Befristet | Auslegung eines Bebauungsplans | Zeitplan mit Enddatum und Ersatzziel | Ersatzziel zeigt auf die Übersicht der Verfahren |
| An ein Druckstück gebunden | Schild am Spielplatz | keine Frist, Vermerk im Register | nach dem Abbau Ziel auf eine Übersichtsseite richten |
Der Grundsatz dahinter: Eine Laufzeit endet mit einer Umleitung und nicht mit einer Fehlerseite. Alte Amtsblätter liegen in Archiven, und irgendwer scannt den Code auch nach fünf Jahren.
„Jeder Kurzlink erhält bei der Anlage eine Laufzeit: dauerhaft, befristet bis zu einem Datum oder gebunden an ein Druckstück. Befristete Links erhalten ein Enddatum und ein Ersatzziel. Nach Ablauf wird ein Link nicht gelöscht, sondern auf eine passende Übersichtsseite gerichtet.“
8. Ändern und Löschen
Ein Ziel zu ändern ist Alltag und kann beim Fachamt liegen. Löschen behandeln Sie als endgültig, denn mit dem Link wird jeder Aufkleber wertlos, auf dem er steht. Das Recht dazu liegt bei einer Stelle. Ob ein Link noch aufgerufen wird, zeigt die Statistik. Zurück reicht sie im Tarif Starter 6 Monate, ab Pro 1 Jahr.
„Das Ziel eines Kurzlinks ändert das Amt, das ihn angelegt hat, und vermerkt die Änderung mit Datum im Register. Gelöscht wird ausschließlich durch [Organisationseinheit] und nur, wenn der Link nie veröffentlicht wurde oder wenn alle Druckstücke eingezogen sind und die Statistik über [Zeitraum] keine Aufrufe zeigt.“
9. Vertretung und Personalwechsel
Links, die ein Mitglied im Team angelegt hat, liegen bei 7pxl im Hauptkonto und bleiben dort, wenn das Mitglied entfernt wird. Das Entfernen geschieht von Hand, eine Kopplung an das Benutzerverzeichnis Ihres Hauses gibt es nicht. Der Schritt gehört deshalb auf den Laufzettel für ausscheidende Beschäftigte.
„Jedes Amt benennt mindestens zwei Mitglieder, die sich gegenseitig vertreten. Scheidet ein Mitglied aus oder wechselt es die Aufgabe, meldet die Amtsleitung dies an [Organisationseinheit], die den Zugang zum letzten Arbeitstag entfernt. Externe Dienstleister erhalten einen Zugang nur für die Dauer ihres Auftrags.“
Jährliche Durchsicht: der Termin, der den Bestand sauber hält
Legen Sie einen festen Monat fest, am besten einen ruhigen. Die Durchsicht folgt immer derselben Reihenfolge:
- Register und Bestand im Konto nebeneinanderlegen. Jeder Link braucht einen Eintrag, jeder Eintrag einen Link.
- Jedes Ziel einmal aufrufen. Fehlerseiten und Umleitungen auf die Startseite brauchen ein neues Ziel.
- Laufzeiten prüfen: Welche Fristen sind abgelaufen, welche Schilder abgebaut?
- Links ohne Aufrufe heraussuchen. Das Fachamt sagt, ob das Druckstück noch im Umlauf ist.
- Mitgliederliste abgleichen und Zugänge entfernen, die niemand mehr braucht.
In denselben Punkt gehört ein Satz zur Statistik. Sie zeigt Aufrufe nach Zeit, Ort, Gerät und Sprache, eine IP-Adresse speichern wir darin nicht. Lesen kann sie jedes Mitglied. Die Dienstanweisung benennt den Zweck und sagt damit auch, wozu die Zahlen nicht dienen.
„[Organisationseinheit] prüft im [Monat] jedes Jahres alle Kurzlinks auf Erreichbarkeit des Ziels, Laufzeit, Eintrag im Register und Aktualität der Mitgliederliste. Die Aufrufstatistik dient allein der Beurteilung, ob ein Link genutzt wird. Das Ergebnis wird in einem Vermerk festgehalten.“
Das Register: eine Tabelle neben dem Dienst
Das Register ist eine einfache Tabelle in Ihrer Dateiablage. Der Dienst kennt Kurzname und Ziel, aber nicht das Schild, auf dem der Code hängt. Genau diese Angabe entscheidet bei der Durchsicht, ob ein Link weg darf.
Drei Zeilen aus dem Register der Stadt Beispielstadt
Die Einträge sind erfunden.
| Kurzname | Amt | Steht auf | Laufzeit | Freigabe |
|---|---|---|---|---|
| termin | Bürgerbüro | Aushang Rathaus, Briefbogen | dauerhaft | 12.03.2026 |
| bplan-muehlweg | Stadtplanung | Amtsblatt Nr. 14 | befristet bis 30.06.2026 | 02.05.2026 |
| spielplatz-ostpark | Grünflächen | 2 Schilder am Eingang | gebunden an Schild | 19.08.2026 |
Was die Dienstanweisung nicht regelt und wann sie kürzer ausfallen darf
Die zehn Punkte ordnen den Betrieb. Davor liegt die Frage, ob der Dienst eingesetzt werden darf, mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und Eintrag im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Das prüft Ihr Datenschutzbeauftragter. Die Angaben, die er von uns braucht, stehen auf der Seite Datenschutz und Sicherheit. Landesrechtliche Vorgaben für Ihre Behörde bewerten wir nicht.
Eine Gemeinde mit fünf Kurzlinks und einer zuständigen Person braucht keine zwei Seiten. Dort genügen die Punkte 2, 5, 7 und 10 auf einer halben Seite.
Einladung und Rechtevergabe beschreibt die Seite Teams und Rechte. Einsatzorte, Domain und Kosten behandelt die Seite für Behörden und Kommunen.
Häufige Fragen
Gilt die Regelung auch für statische QR-Codes?
Nur zum Teil. Ein statischer Code enthält sein Ziel selbst, Laufzeit und Löschen entfallen also. Die Freigabe vor dem Druck sollten Sie auch hier anwenden, denn ein Fehler lässt sich nach dem Druck nicht mehr beheben.
Darf ein Kurzname nach dem Ende eines Projekts neu vergeben werden?
Wir raten davon ab. Alte Druckstücke mit dem Namen sind oft noch im Umlauf, und wer sie scannt, landet bei einem fremden Thema. Richten Sie den alten Link auf eine Übersichtsseite und wählen Sie für das neue Vorhaben einen eigenen Namen.
Kann die Software verhindern, dass ein Amt die Links eines anderen Amtes ändert?
Nein. Die Rechte bei 7pxl gelten je Mitglied und je Art der Ressource, also für alle Kurzlinks oder für keine. Die Abgrenzung zwischen Ämtern regeln Sie über die Dienstanweisung und über Projekte, in denen jedes Amt seine Links ablegt.
Muss der Datenschutzbeauftragte die Dienstanweisung sehen?
Das richtet sich nach den Regeln Ihres Hauses. Sinnvoll ist es, weil die Punkte 4 und 10 seine Themen berühren.
Stand: Oktober 2026. Die Mustertexte sind unverbindliche Formulierungsvorschläge und müssen vor der Verwendung im eigenen Haus angepasst und geprüft werden. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.
