Einen Girocode auf der Rechnung erzeugen Sie außerhalb von Word oder Excel und setzen ihn als Bild ein: Angaben im Generator eintragen, Datei speichern, im Zahlungsbereich platzieren, mit der eigenen Banking-App testen. Dieser Beitrag geht die Schritte für Word, Excel und PDF durch und zeigt, wo es in der Praxis schiefgeht.
Was ein Girocode ist und welche Zeilen sein Datensatz hat, erklärt unsere Seite zum Girocode-Generator. Hier geht es um das Handwerk danach. Den Code erstellen Sie im öffentlichen Generator für den QR-Überweisungscode, der frei ist und keine Anmeldung verlangt.
Bild erzeugen, einsetzen, vor dem Versand scannen
- Betrag und Rechnungsnummer stecken im Code. Jede Rechnung braucht deshalb einen eigenen.
- Eine Vorlage mit festem Code reicht nur, wenn Betrag und Verwendungszweck gleich bleiben, etwa bei Monatsmiete oder Kursgebühr.
- Die Kantenlänge von 3 cm tragen Sie als Zahl ein. Rundherum bleibt ein heller Rand frei.
- Für Serienrechnungen ist ein Rechnungsprogramm mit eigener Girocode-Funktion das richtige Werkzeug.
Warum jede Rechnung ihren eigenen Girocode braucht
Ein Girocode ist ein statischer QR-Code. Empfängername, IBAN, Betrag und Verwendungszweck stehen als Text im Muster. Ändert sich eine Angabe, ändert sich das Muster. Ein Code mit 238,00 € und dem Zweck „RE 2026-041“ (Beispielwerte) gehört also zu genau einer Rechnung.
Daraus entsteht eine typische Panne. Wer die letzte Rechnung als Ausgangspunkt für die nächste kopiert, kopiert deren Code mit. Auf dem Papier steht dann der neue Betrag, im Code der alte. Der Kunde scannt, gibt frei, und bei Ihnen geht eine Zahlung mit falscher Summe und falscher Rechnungsnummer ein. Reparieren lässt sich ein versandter Code nicht.
Wann eine Vorlage mit festem Code genügt
| Situation | Code | Verwendungszweck (Beispiel) |
|---|---|---|
| Rechnung mit wechselndem Betrag | je Rechnung neu | RE 2026-041 |
| Monatsmiete in gleicher Höhe | einmal, bis zur nächsten Mietänderung | Miete Stellplatz 7 |
| Kursgebühr, alle zahlen dasselbe | einmal je Kurs | Kursgebühr Yoga Herbst 2026 |
Der feste Code hat einen Preis: Im Verwendungszweck steht weder, wer zahlt, noch für welchen Monat. Sie ordnen den Eingang über den Namen des Kontoinhabers zu. Bei der Miete umgehen Sie das, indem jede Mietpartei einen eigenen festen Code bekommt. Wie Vereine dieselbe Frage beim Beitrag lösen, steht im Beitrag Girocode für Vereine.
Code erzeugen und als PNG oder SVG speichern
Im Generator tragen Sie Empfängername, IBAN, Betrag und Verwendungszweck ein. Kopieren Sie Name und IBAN aus einer Textdatei mit Ihren Stammdaten, statt sie jedes Mal neu zu tippen. Die Rechnungsnummer gehört nach vorn in den Verwendungszweck. Der Code bleibt schwarz auf weiß und ohne Logo.
PNG ist ein Rasterbild aus Bildpunkten und lässt sich in jedes Programm einfügen. SVG ist eine Vektorgrafik und bleibt in jeder Größe scharf. Ob Ihre Version von Word oder Excel SVG annimmt, zeigt ein Versuch.
Ein Rasterbild lässt sich ohne Schaden verkleinern, aber nicht vergrößern: Beim Großziehen rechnet das Programm Zwischenwerte, und aus harten Kanten werden graue Übergänge. Laden Sie das PNG deshalb größer herunter, als Sie es brauchen. Benennen Sie die Datei sofort nach der Rechnung, etwa „girocode-RE-2026-041.png“. Zwei Girocodes sehen für das Auge gleich aus.
Girocode in eine Word-Rechnung einfügen
Die Menüs heißen je nach Version anders, die Schritte sind dieselben: Bild einfügen, Textumbruch festlegen, Größe eintragen.
Zahlungsbereich statt Kopfzeile
Der Code gehört dorthin, wo Zahlbetrag, Fälligkeit und Bankverbindung stehen. Meist ist das der Block unter der Rechnungssumme.
Kopf- und Fußzeile sind verlockend, weil dort oft schon die Bankverbindung steht. Dagegen spricht dreierlei. Was dort liegt, erscheint auf jeder Seite. Der Bereich liegt nah an der Papierkante, und viele Drucker lassen dort einen Streifen unbedruckt, sodass ein Stück vom Code fehlt. Außerdem gehören beide zur Vorlage, und ein Code je Rechnung müsste dort bei jedem Beleg getauscht werden. Für einen festen Code kommt der Fußbereich in Frage, wenn der Code ganz im bedruckbaren Bereich liegt.
Einfügen und verankern
Ein neu eingefügtes Bild sitzt in der Regel wie ein übergroßes Schriftzeichen in der Zeile. Jede Zeile, die Sie darüber ergänzen, schiebt es weiter.
Der robuste Weg ist eine Tabelle ohne sichtbare Linien im Zahlungsbereich: links Bankverbindung und Hinweistext, rechts eine Zelle für den Code. Die Zelle hält das Bild an seinem Platz, und der Block wandert als Ganzes mit, wenn die Rechnung länger wird.
Die Alternative ist ein Textumbruch, bei dem das Bild frei auf der Seite liegt. Word hängt ein solches Bild an einen Absatz, den Anker. Wird dieser Absatz gelöscht oder rutscht er auf die nächste Seite, geht das Bild mit. Verankern Sie den Code deshalb an einem Absatz des Zahlungsblocks und nicht an der Anrede.
Feste Größe in Zentimetern
Tragen Sie die Größe als Zahl ein: 3 cm breit, 3 cm hoch, mit gesperrtem Seitenverhältnis. Wer mit der Maus an einem seitlichen Griff zieht, verzerrt das Quadrat. Schneiden Sie das Bild nicht zu, denn dabei geht der helle Rand verloren. Für die nächste Rechnung tauschen Sie das Bild aus, statt ein zweites daneben zu setzen.
Girocode in einer Rechnungsvorlage in Excel
In einer Tabellenkalkulation liegt ein eingefügtes Bild üblicherweise über den Zellen. Halten Sie neben der Bankverbindung einen Bereich frei, denn das Bild verdeckt, was darunter steht.
- Größe von den Zellen lösen. In den Eigenschaften des Bildes legen Sie fest, ob es seine Größe mit den Zellen ändert. Ist das eingeschaltet, staucht jede geänderte Zeilenhöhe den Code.
- Druckbereich prüfen. Der Code muss ganz im Druckbereich liegen und darf nicht über einen Seitenumbruch ragen. Die Druckvorschau zeigt beides.
- Skalierung beachten. Passt das Programm das Blatt beim Drucken auf eine Seite an, schrumpft auch der Code. Messen Sie auf dem Probeausdruck nach.
Die eigentliche Falle der Excel-Rechnung ist die Summe. Sie rechnet sich neu, sobald Sie eine Position ändern. Der Code rechnet nicht mit. Erzeugen Sie ihn deshalb zuletzt, wenn an der Rechnung nichts mehr geändert wird.
Der Code in der PDF-Rechnung
Verschicken Sie Rechnungen als PDF, kommt der Code am einfachsten über das Quelldokument hinein: in Word oder Excel platzieren, dann exportieren. Einstellungen für besonders kleine Dateien rechnen Bilder herunter, und das verträgt ein QR-Code schlecht. Stark vergrößert müssen die Punkte in der fertigen Datei als Quadrate mit harten Kanten erscheinen.
Liegt die Rechnung schon als PDF vor, etwa aus einem Programm ohne Girocode-Funktion, brauchen Sie einen PDF-Editor, der Bilder platzieren kann. Das ist Handarbeit je Beleg.
Bedenken Sie, wie der Empfänger die Datei öffnet. Am Rechner kann er den Code vom Bildschirm scannen. Öffnet er die Rechnung auf dem Telefon, mit dem er auch zahlt, kann er die Kamera nicht auf den eigenen Bildschirm richten. Für ihn muss die Bankverbindung als echter Text in der Datei stehen, den er kopieren kann.
Größe, Ruhezone und Hinweistext
Zwei Zentimeter Kantenlänge sind die Untergrenze. Drei Zentimeter verzeihen blassen Toner und einen verkleinerten Ausdruck beim Kunden.
Die Ruhezone ist der helle Rand um den Code. Er soll ringsum vier Punktbreiten messen, also viermal die Breite eines einzelnen Punktes im Muster. Tabellenlinien, Rahmen oder eine graue Hinterlegung des Zahlungsblocks haben darin nichts zu suchen.
Wie fein das Muster ausfällt, hängt von der Textmenge ab. Die Richtlinie EPC069-12 begrenzt den Datensatz auf 331 Byte und sieht die Fehlerkorrektur M vor. Ein Verwendungszweck, der die erlaubten 140 Zeichen ausschöpft, macht den Code feiner und bei gleicher Druckgröße empfindlicher.
Ohne Erklärung wird ein QR-Code mit der Kamera-App gescannt, und die kann mit einem Überweisungsdatensatz nichts anfangen. Schreiben Sie deshalb dazu, womit gescannt wird. Ein Vorschlag mit Beispielwerten: „Girocode für die Scan-Funktion Ihrer Banking-App. Enthalten sind 238,00 € und die Rechnungsnummer RE 2026-041. Bitte vor der Freigabe vergleichen.“ Die Bankverbindung bleibt zusätzlich als Text auf der Rechnung.
So organisieren Sie es bei wenigen Rechnungen im Monat
Für eine Handvoll Rechnungen im Monat genügt eine feste Reihenfolge, die verhindert, dass ein alter Code stehen bleibt.
- Rechnung fertig schreiben. Betrag und Rechnungsnummer stehen fest.
- Generator öffnen, Name und IBAN aus den Stammdaten kopieren, Betrag und Rechnungsnummer eintragen.
- Datei unter der Rechnungsnummer speichern und in der Rechnung einsetzen.
- PDF erzeugen, Code mit der eigenen Banking-App scannen, Betrag und Nummer vergleichen, vor der Freigabe abbrechen.
- Rechnung versenden und die Bilddatei mit ihr ablegen.
Platzhalter statt altem Code
Angenommen, eine Übersetzerin schreibt sechs Rechnungen im Monat in Word. In ihrer Vorlage liegt an der Stelle des Codes ein graues Feld mit der Aufschrift „Girocode fehlt“. Vergisst sie den Tausch, fällt das beim Blick auf das PDF sofort auf. Ein Code vom Vormonat würde niemandem auffallen, denn er sieht aus wie jeder andere.
Test mit der eigenen Banking-App und typische Fehler
Getestet wird am Ergebnis, also am Probeausdruck oder an der fertigen PDF-Datei. Stehen nach dem Scan Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck richtig im Überweisungsformular, brechen Sie ab, bevor Sie freigeben. Ob die App Ihres Kunden den Code liest, können Sie nicht prüfen. Das hängt von seiner Bank und seiner App ab.
Haben Sie selbst keine App mit Scan-Funktion, lesen Sie den Code mit dem QR-Leser in Ihrem 7pxl-Konto aus (auch im kostenlosen Tarif enthalten). Der Text muss mit BCD beginnen.
| Fehlerbild | Ursache | Abhilfe |
|---|---|---|
| Code wirkt verwaschen | kleines Bild großgezogen oder beim Speichern komprimiert | größeres PNG oder SVG einsetzen, Bildkomprimierung des Programms prüfen |
| Am Rand fehlt ein Streifen | Code in Kopf- oder Fußzeile, außerhalb des bedruckbaren Bereichs | in den Zahlungsbereich verlegen |
| App zeigt alten Betrag | Bild der vorigen Rechnung stehen geblieben | Platzhalter in der Vorlage, Scan vor jedem Versand |
| App zeigt eine falsche IBAN | Fehler in den Stammdaten oder im festen Code der Vorlage | IBAN aus dem Onlinebanking kopieren, Code auslesen und vergleichen |
| Code ist nicht quadratisch | seitlich gezogen oder in Excel an die Zellen gebunden | Seitenverhältnis sperren, Größe von den Zellen lösen |
Die falsche IBAN ist der folgenreichste Fehler der Liste, weil er über die Vorlage auf jede Rechnung wandert. Vergleichen Sie die IBAN beim ersten Test Zeichen für Zeichen mit dem Onlinebanking.
Ab wann ein Rechnungsprogramm das richtige Werkzeug ist
Der beschriebene Weg ist Handarbeit: je Rechnung ein Code, eine Datei, ein Tausch, ein Scan. Bei fünf Rechnungen im Monat fällt das nicht ins Gewicht, bei fünfzig wird jeder Handgriff zur Fehlerquelle. Für Serienrechnungen ist ein Rechnungsprogramm mit eigener Girocode-Funktion das richtige Werkzeug. Es erzeugt den Code aus denselben Daten, aus denen es die Rechnung druckt.
Unser Generator passt für einzelne Rechnungen und für feste Codes. Im 7pxl-Konto gehört der Typ „QR-Überweisungscode“ ab dem Tarif Starter für 10 € im Monat dazu. Starter umfasst 10 QR-Codes. Das Konto lohnt sich also für feste Codes und nicht als Archiv für einen Code je Rechnung.
Den Code für die nächste Rechnung erzeugen
Angaben eintragen, Datei speichern, in die Vorlage einsetzen.
Häufige Fragen
Kann ich denselben Girocode für mehrere Rechnungen verwenden?
Nur wenn Betrag und Verwendungszweck auf allen Belegen gleich sind, etwa bei einer Monatsmiete. Wechselt die Rechnungsnummer oder der Betrag, braucht jede Rechnung einen eigenen Code.
PNG oder SVG: Welches Format gehört in die Rechnungsvorlage?
PNG funktioniert in jedem Programm, sollte aber größer heruntergeladen werden, als es später gedruckt wird. SVG bleibt in jeder Größe scharf, wird aber nicht von jeder Programmversion angenommen.
Darf der Girocode in die Kopf- oder Fußzeile der Word-Vorlage?
Für einen Code je Rechnung ist das ungünstig, weil Kopf- und Fußzeile zur Vorlage gehören und auf jeder Seite erscheinen. Besser sitzt er unter der Rechnungssumme.
Wie zahlt ein Kunde, der die PDF-Rechnung auf dem Smartphone öffnet?
Er kann die Kamera nicht auf den eigenen Bildschirm richten. Für diesen Fall steht die Bankverbindung als Text auf der Rechnung, den er kopieren kann.
Brauche ich ein 7pxl-Konto, um Girocodes für Rechnungen zu erzeugen?
Nein. Der öffentliche Generator unter 7pxl.de/qr/epc ist frei und arbeitet ohne Anmeldung. Im Konto gibt es den Typ „QR-Überweisungscode“ ab dem Tarif Starter.
Aufbau und Feldgrenzen des Datensatzes stehen auf der Seite Girocode-Generator. Den nächsten Code erzeugen Sie im Generator für den QR-Überweisungscode. Für Spendenaufrufe und Beitragsschreiben gibt es einen eigenen Beitrag: Girocode für Vereine.
Stand: Oktober 2026. Menüs und Bezeichnungen in Word und Excel unterscheiden sich je nach Version. Dieser Beitrag ist keine Rechts- oder Steuerberatung.
